Professionele communicatie naar uw huurders over de servicekostenafrekening, helder, correct en in begrijpelijke taal.
Een correcte afrekening die slecht wordt uitgelegd levert net zoveel vragen op als een afrekening die niet klopt. Wij verzorgen de communicatie richting uw huurders, van de verzending tot de beantwoording van vragen.
De meeste bezwaren tegen een servicekostenafrekening gaan niet over de inhoud maar over de begrijpelijkheid. Een huurder ziet een bedrag, kan niet volgen hoe het is opgebouwd, en neemt contact op. Dat kost tijd bij u, en het wekt de indruk dat er iets niet klopt terwijl dat niet zo hoeft te zijn.
Een afrekening die de huurder zelf kan navolgen leidt tot aanzienlijk minder reacties. Dat is geen kwestie van vriendelijker formuleren maar van meer laten zien.
Artikel 7:259 lid 4 BW geeft de huurder het recht om op verzoek de onderliggende administratie in te zien. Dat is geen gunst en het is niet beperkt tot een samenvatting.
Praktisch betekent het dat op verzoek beschikbaar moet zijn:
Wij leggen die stukken tijdens de verwerking al per post vast, zodat een inzageverzoek geen zoektocht wordt. Een huurder die de stukken krijgt en de rekensom kan volgen, trekt zijn bezwaar in de meeste gevallen zelf in. Weigeren of vertragen heeft het omgekeerde effect en telt in een procedure tegen u.
Een bezwaar dat weken blijft liggen wordt een procedure. Wij bevestigen de ontvangst binnen enkele werkdagen, geven aan wanneer er inhoudelijk wordt gereageerd, en houden die datum. Dat kost weinig en voorkomt het merendeel van de escalaties.
Loopt een discussie toch verder, dan gaat die over naar geschilbemiddeling. Wat een huurder daarna kan doen leest u in bezwaar tegen de afrekening.
De afrekening is voor veel huurders een van de weinige momenten waarop zij iets van de verhuurder horen. Wij schrijven zakelijk en toegankelijk, zonder jargon en zonder verontschuldigende toon. Een nabetaling wordt uitgelegd, niet weggemoffeld.
Bij een fors nabetalingsbedrag benoemen wij expliciet wat het voorschot voor het volgende jaar wordt en waarom, zodat de huurder ziet dat de situatie wordt opgelost in plaats van herhaald.
Waar dat nodig is verzorgen wij de begeleidende toelichting ook in het Engels. Voor huurders zonder digitale toegang blijft verzending per post mogelijk, zodat niemand buiten de boot valt.
Ja. Wij fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen over de afrekening, zodat die niet bij u of uw beheerder terechtkomen. Loopt een discussie verder, dan gaat die over naar geschilbemiddeling.
Ja. Artikel 7:259 lid 4 BW geeft de huurder het recht om op verzoek de onderliggende administratie in te zien, inclusief de facturen, de contracten en de berekening van de verdeelsleutel. Wij leggen die stukken tijdens de verwerking al per post vast.
Ja. Wij verzenden in uw huisstijl of in de onze, digitaal via het portaal, per e-mail of per post.
Door verder te specificeren dan de wet eist, door afwijkingen ten opzichte van vorig jaar te verklaren, en door het voorschot realistisch te houden. Een huurder die de rekensom kan navolgen neemt zelden contact op.