Begeleiding bij de administratieve overdracht van vastgoedbeheer: van dossieroverdracht en achterstallige servicekosten tot communicatie met huurders en VvE-leden.
Bij de overname van een portefeuille of het wisselen van beheerder is de servicekostenadministratie het onderdeel dat het vaakst blijft liggen. Wij zorgen dat u niet begint met een achterstand die niet van u is.
Een overdracht draait om de contracten, de huurders en de betalingen. De servicekostenadministratie is minder zichtbaar en komt daarom later aan bod, meestal pas wanneer de eerste afrekening moet worden opgesteld en blijkt dat de basis ontbreekt.
Wat wij dan aantreffen:
Het vervelende is dat de wettelijke termijn doorloopt tijdens de overdracht. Artikel 7:259 lid 2 BW verplicht tot afrekening binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar, ongeacht wie op dat moment beheert.
Wij brengen in kaart wat er is en wat er ontbreekt:
U krijgt daarvan een overzicht met de knelpunten en de risico's, per complex.
Zijn er jaren niet afgerekend, dan werken wij die weg. Te laat afrekenen is niet automatisch fataal: de wet verbindt aan overschrijding van de zesmaandstermijn geen vervaltermijn. Maar het risico groeit naarmate er meer jaren overheen gaan, omdat een beroep op rechtsverwerking dan kansrijker wordt. Zie termijn servicekostenafrekening.
Wij bepalen samen met u welke jaren nog verantwoord kunnen worden ingehaald en welke u beter kunt laten rusten.
Wij werken met beide kanten van een overdracht:
| U bent | Wat wij typisch doen |
|---|---|
| De overnemende beheerder | nulmeting, achterstanden, herinrichting van de administratie |
| De vertrekkende beheerder | de lopende periode netjes afronden en overdraagbaar opleveren |
| De eigenaar | onafhankelijke controle of wat wordt overgedragen klopt |
Die derde variant is er een die wij aanraden bij een portefeuille van enige omvang. Een overdracht is het moment waarop een probleem in de administratie zichtbaar wordt, en het is aanzienlijk goedkoper om dat vóór de overdracht vast te stellen dan erna.
Wisselt het beheer halverwege een jaar, dan moet er over het verstreken deel worden afgerekend. Datzelfde geldt bij het einde van een huurovereenkomst: op grond van artikel 7:259 lid 3 BW betreft het overzicht dan alleen het reeds verstreken deel van het kalenderjaar.
Op zo'n moment zijn de jaarcijfers van de leveranciers nog niet binnen. Wij werken dan met een onderbouwde schatting op basis van het voorgaande jaar, melden expliciet dat het om een voorlopige afrekening gaat, en corrigeren zodra de definitieve cijfers er zijn.
Na het herstel kunt u de afrekening zelf oppakken met een administratie die klopt, of het jaarlijks bij ons laten. Beide kan. Wat wij niet doen is een afhankelijkheid inbouwen: de vastgelegde sleutels, de onderbouwing en de inrichting zijn van u.
Vaak wel. De wet verbindt aan overschrijding van de zesmaandstermijn geen vervaltermijn, dus de vordering vervalt niet automatisch. Wel groeit het risico op een geslaagd beroep op rechtsverwerking naarmate er meer jaren overheen gaan. Wij bepalen samen met u welke jaren verantwoord kunnen worden ingehaald.
Wij brengen per complex de kostensoorten en verdeelsleutels in kaart, per huurder de overeengekomen posten volgens het huurcontract, per jaar of er is afgerekend en of dat onderbouwd kan worden, de openstaande saldi en de aansluiting tussen voorschotten en werkelijke kosten. U krijgt daarvan een overzicht met de knelpunten per complex.
Over het verstreken deel van het jaar. Zijn de jaarcijfers van leveranciers nog niet binnen, dan werken wij met een onderbouwde schatting op basis van het voorgaande jaar, melden wij expliciet dat het een voorlopige afrekening is, en corrigeren wij zodra de definitieve cijfers er zijn.
Nee. Na het herstel kunt u de afrekening zelf oppakken met een administratie die klopt, of het jaarlijks bij ons laten. De vastgelegde sleutels, de onderbouwing en de inrichting zijn van u.