Zes maanden na afloop van het kalenderjaar, en wat er gebeurt als u die datum niet haalt.
De wettelijke termijn is kort en wordt in de praktijk vaak overschreden. Artikel 7:259 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de verhuurder de huurder elk jaar, uiterlijk zes maanden na het verstrijken van een kalenderjaar, een naar soort uitgesplitst overzicht verstrekt van de in rekening gebrachte servicekosten en kosten voor nutsvoorzieningen met een individuele meter.
Voor het kalenderjaar 2026 betekent dat concreet: de afrekening moet vóór 1 juli 2027 bij de huurder liggen.
De wet stelt drie eisen aan het overzicht. Het moet:
Die derde regel is nuttig voor verhuurders die met een gebroken boekjaar werken. U mag een boekjaar aanhouden dat afwijkt van het kalenderjaar, zolang het twaalf maanden beslaat en eindigt in het kalenderjaar waarover u afrekent.
Artikel 7:259 lid 4 geeft de huurder het recht om op verzoek de onderliggende administratie in te zien. Een huurder mag dus vragen om de facturen, contracten en berekeningen achter de posten op het overzicht.
Dat is geen formaliteit. In geschillen bij de Huurcommissie is het ontbreken van onderbouwing de meest voorkomende reden dat een post wordt geschrapt. Een kostenpost die u niet met een factuur of contract kunt staven, houdt zelden stand. Bewaar de onderbouwing dus per post en per jaar, en zorg dat die zonder zoekwerk beschikbaar is.
Loopt de huurovereenkomst gedurende het jaar af, dan betreft het overzicht op grond van lid 3 alleen het reeds verstreken deel van het kalenderjaar. U rekent dan naar rato af over de periode dat de huurder er daadwerkelijk woonde.
In de praktijk is dit het moment waarop de meeste fouten ontstaan, omdat de jaarcijfers van de leveranciers dan nog niet binnen zijn. Werk in dat geval met een onderbouwde schatting op basis van het voorgaande jaar, meld expliciet dat het om een voorlopige afrekening gaat, en corrigeer zodra de definitieve cijfers er zijn.
Hier bestaat veel misverstand over. Het missen van de zesmaandstermijn betekent niet automatisch dat u uw vordering kwijt bent. De wet verbindt aan overschrijding geen vervaltermijn.
Wat wel gebeurt:
Kortom: te laat is niet fataal, maar het verzwakt uw positie en het kost geloofwaardigheid richting huurders.
Artikel 7:260 BW geeft de huurder de mogelijkheid de Huurcommissie om een uitspraak te vragen over de betalingsverplichting voor servicekosten. Daarvoor gelden twee grenzen:
Rekenvoorbeeld voor het jaar 2026: de afrekening moet er vóór 1 juli 2027 zijn, en de huurder kan tot 1 juli 2029 naar de Huurcommissie.
Lange tijd kon een huurder in de vrije sector met een servicekostengeschil alleen naar de kantonrechter. Dat is veranderd. Voor huurovereenkomsten die na 1 juli 2024 zijn gesloten staat de gang naar de Huurcommissie ook open voor geliberaliseerde woonruimte.
Voor oudere vrijesectorcontracten blijft de kantonrechter de route, waarbij de rechter toetst aan artikel 7:259 BW in combinatie met de redelijkheid en billijkheid van artikel 6:248 BW.
Voor u als verhuurder betekent dit vooral één ding: het onderscheid tussen gereguleerd en vrije sector is als excuus om de administratie minder strak te voeren definitief weggevallen.
Een veelgemaakte aanname is dat een in het huurcontract afgesproken vast bedrag voor servicekosten niet hoeft te worden verantwoord. De Hoge Raad heeft in 2020 bevestigd dat ook overeengekomen vaste bedragen in een redelijke verhouding moeten staan tot de werkelijke kosten.
Een vast bedrag vereenvoudigt de administratie dus niet zoveel als het lijkt: u moet nog steeds kunnen laten zien wat de werkelijke kosten waren.
Wilt u 1 juli comfortabel halen, werk dan terug vanaf die datum:
| Periode | Actie |
|---|---|
| Januari | Meterstanden en eindstanden verzamelen, leveranciersfacturen opvragen |
| Februari en maart | Kosten coderen per complex en per kostensoort, verdeelsleutels controleren |
| April | Concept-afrekening opstellen, aansluiting maken tussen totaal en som van de delen |
| Mei | Controle en interne review, afwijkingen ten opzichte van vorig jaar verklaren |
| Juni | Verzending naar huurders, inclusief specificatie en toelichting |
De grootste vertragingsfactor is bijna altijd het wachten op jaarafrekeningen van energieleveranciers. Vraag die actief op in januari in plaats van af te wachten.
De verhuurder moet uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar een naar soort uitgesplitst overzicht van de servicekosten verstrekken. Dat volgt uit artikel 7:259 lid 2 BW. Voor het jaar 2026 betekent dat: vóór 1 juli 2027.
Niet automatisch. De wet verbindt aan overschrijding van de zesmaandstermijn geen vervaltermijn. Bij zeer late afrekening kan een huurder wel een beroep op rechtsverwerking doen, en de termijn waarin de huurder naar de Huurcommissie kan gaat hoe dan ook lopen vanaf het verstrijken van de zesmaandstermijn.
Tot uiterlijk vierentwintig maanden na het verstrijken van de zesmaandstermijn uit artikel 7:259 lid 2 BW. Het verzoek mag per kostenpost betrekking hebben op ten hoogste één periode van maximaal twaalf maanden.
De afrekenplicht van artikel 7:259 BW geldt voor alle woonruimte. Sinds 1 juli 2024 kan ook een huurder van geliberaliseerde woonruimte met een servicekostengeschil naar de Huurcommissie, mits de huurovereenkomst na die datum is gesloten. Bij oudere vrijesectorcontracten loopt de route via de kantonrechter.
Wij verzorgen de volledige servicekostenafrekening, van aanlevering tot verzending naar de huurders.
Vraag een offerte aanVolledige verzorging van uw jaarlijkse servicekostenafrekening: factuurverzameling, kostenverdeling en eindafrekening voor iedere huurder.
Jaarlijkse Servicekostenafrekening →