Verdeelsleutels bij servicekosten

De verdeelsleutel is de rekenregel waarmee u de totale kosten van een complex verdeelt over de individuele huurders. Artikel 7:259 lid 2 BW verplicht u de wijze van berekening op het overzicht te vermelden, dus de sleutel is geen interne aangelegenheid maar onderdeel van de afrekening zelf.

Het uitgangspunt: gelijke verdeling per woonruimte

De Huurcommissie hanteert als hoofdregel dat de kosten gelijk worden verdeeld over het aantal woonruimten dat gebruik maakt of gebruik kan maken van de zaak of de dienst.

De formulering "of kan maken" is de kern. Het gaat niet om feitelijk gebruik maar om de mogelijkheid tot gebruik. Een huurder die nooit de lift neemt, deelt toch mee in de liftkosten. En een leegstaande woning kan gebruik maken van de dienst, dus telt mee in de noemer.

De valkuil van leegstand

Dit is de meest voorkomende rekenfout in servicekostenafrekeningen. Vergelijk twee berekeningen voor een complex van 20 woningen waarvan er 2 leegstaan, met 10.000 euro schoonmaakkosten:

In de foute variant betalen de achttien zittende huurders samen de leegstand van twee woningen. Dat is precies wat het Beleidsboek verbiedt. Het verschil van 55,56 euro per huurder is bovendien het soort bedrag dat in een geschil eenvoudig terug te vorderen is, over meerdere jaren.

De vuistregel: de noemer is het aantal woonruimten dat van de dienst gebruik kan maken, ongeacht of ze verhuurd zijn.

Wanneer een andere sleutel wel mag

Gelijke verdeling is het uitgangspunt, geen dogma. Een afwijkende sleutel kan redelijk zijn wanneer het gebruik aantoonbaar ongelijk is. Gangbare alternatieven:

Naar oppervlakte

Voor verwarming van gemeenschappelijke ruimten en soms voor water is verdeling naar vierkante meters verdedigbaar. Een appartement van 120 m2 profiteert meer van een verwarmd trappenhuis dan een studio van 35 m2.

Voorwaarde: de oppervlakten moeten vastliggen en consistent worden toegepast, jaar op jaar.

Naar individuele meterstanden

Waar individuele meters aanwezig zijn, gaan die voor. Voor warmte en water met een eigen meter rekent u af op werkelijk verbruik. Dat valt onder de kosten voor nutsvoorzieningen met een individuele meter uit artikel 7:259 BW, en niet onder de overige servicekosten.

Naar aantal bewoners

Voor huisvuil wordt soms verdeeld naar het aantal bewoners per woning. Dit is administratief lastig te onderhouden en gevoelig voor discussie, omdat samenstellingen wijzigen. Gebruik dit alleen als de gemeente de kosten ook zo in rekening brengt.

Per toegangsgroep

Heeft een complex meerdere portieken en wordt alleen portiek A schoongemaakt door een externe partij, dan verdeelt u die kosten over de woningen in portiek A. Kosten die alleen een deel van het complex raken, verdeelt u ook alleen over dat deel.

Consistentie is belangrijker dan perfectie

Een verdedigbare sleutel die u jaar op jaar consequent toepast en die u op het overzicht uitlegt, houdt in een geschil beter stand dan een theoretisch nauwkeuriger sleutel die elk jaar verandert.

Wijzigt u een sleutel, doe dat dan:

• vooraf en aangekondigd, niet met terugwerkende kracht;
• met uitleg waarom de nieuwe sleutel de werkelijkheid beter benadert;
• eenmalig zichtbaar op de afrekening, met de oude en de nieuwe berekening naast elkaar in het overgangsjaar.

Aansluiting controleren

Een goede afrekening sluit aan op twee manieren:

• De som van alle individuele aandelen is gelijk aan de totale kosten van het complex, verminderd met het deel dat voor rekening van de verhuurder komt (leegstand, 30 procent huismeester, mutatiekosten).
• Het totaal van de facturen per kostensoort komt overeen met wat op het overzicht staat.

Klopt die aansluiting niet, dan zit er een fout in de sleutel of in de codering van de kosten. Controleer dat vóór verzending, niet nadat een huurder erover belt.

In het kort

• Uitgangspunt is gelijke verdeling over alle woonruimten die van de dienst gebruik kunnen maken.
• Leegstaande woningen tellen mee in de noemer, hun aandeel komt voor rekening van de verhuurder.
• Individuele meters gaan voor op sleutels.
• Vermeld de sleutel altijd op het overzicht, dat is een wettelijke eis.
• Wees consistent en kondig wijzigingen vooraf aan.

Veelgestelde vragen