Servicekosten en de VvE

Bij een verhuurd appartement lopen twee administraties naast elkaar. De eigenaar betaalt een bijdrage aan de Vereniging van Eigenaars, en de huurder betaalt servicekosten aan de verhuurder. Dat zijn geen synoniemen, en de aanname dat het ene één op één in het andere overgaat is een van de hardnekkigste fouten in dit werk.

Twee verschillende grondslagen

De VvE-bijdrage is een verplichting die voortvloeit uit het eigendom. De servicekosten zijn een verplichting die voortvloeit uit de huurovereenkomst. De eerste kan dus posten bevatten die in de tweede niet thuishoren.

Wat niet doorloopt naar de huurder

De VvE-bijdrage bevat standaard posten die geen servicekosten zijn:

De reservering voor groot onderhoud

Elke VvE reserveert voor het meerjarenonderhoudsplan. Dat is vermogensopbouw van de eigenaar en onderhoud van de opstal. Het is geen dienst aan de huurder en hoort niet in de servicekostenafrekening.

Dit is verreweg de grootste post die ten onrechte wordt doorbelast. Bij een VvE-bijdrage van 200 euro per maand kan de reservering makkelijk de helft zijn.

Groot onderhoud en vervanging

Schilderwerk van de gevel, vervanging van de lift, dakrenovatie: onderhoud aan de opstal komt voor rekening van de eigenaar. Alleen de exploitatiekosten van bijvoorbeeld die lift, dus elektriciteit en het onderhoudscontract, kunnen servicekosten zijn.

Opstalverzekering

De verzekering van het gebouw beschermt het eigendom. Een gemeenschappelijke aansprakelijkheids- of inboedelverzekering die de huurder ten goede komt kan wel doorbelast worden, mits overeengekomen.

Bestuurs- en beheerkosten van de VvE

De kosten van het VvE-beheer zijn kosten van de vereniging, niet van de dienstverlening aan de huurder. De administratiekosten die u als verhuurder in rekening brengt voor het opstellen van de servicekostenafrekening zijn een aparte post, met een eigen maximum.

Wat wel doorloopt

Posten die een dienst aan de bewoner zijn en die in het Besluit servicekosten passen, kunnen doorlopen mits ze in de huurovereenkomst zijn overeengekomen:

• schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten;
• elektriciteit, gas en water voor gemeenschappelijke ruimten;
• verwarming van gemeenschappelijke ruimten;
• huisvuilafvoer;
• huismeester (met de verdeling 70 procent huurders en 30 procent verhuurder);
• exploitatie van lift en installaties;
• glazenwassen.

De praktische werkwijze

Bij een verhuurd appartement in een VvE ziet een correcte afrekening er zo uit:

• Neem de VvE-exploitatierekening van het boekjaar als bron, niet de begroting en niet de maandbijdrage.
• Splits de posten in doorbelastbaar en niet doorbelastbaar volgens de indeling hierboven.
• Bepaal het aandeel van dit appartement in de doorbelastbare posten, meestal via het breukdeel uit de splitsingsakte.
• Voeg de kosten toe die de verhuurder zelf maakt buiten de VvE om, bijvoorbeeld een eigen onderhoudscontract of een individuele verzekering.
• Verdeel het geheel volgens de sleutel uit de huurovereenkomst en verreken met het voorschot.

De stap die het vaakst wordt overgeslagen is de tweede. Een afrekening die simpelweg de jaarlijkse VvE-bijdrage doorschuift, bevat vrijwel zeker de onderhoudsreservering en houdt geen stand.

Timing: het VvE-jaar loopt achter

De VvE stelt de jaarrekening vast in de algemene ledenvergadering, en die vindt regelmatig pas in het tweede kwartaal plaats. Uw wettelijke afrekentermijn voor de huurder loopt tot 1 juli.

Dat is krap. Twee werkwijzen helpen:

• Vraag de conceptjaarrekening op bij het VvE-beheer zodra die er is, wacht niet op de vaststelling in de vergadering.
• Reken af op basis van het concept, meld dat op de afrekening, en corrigeer als de vastgestelde jaarrekening afwijkt.

Zo haalt u de termijn zonder de nauwkeurigheid op te geven.

Deze pagina geeft algemene informatie en is geen juridisch advies.

Veelgestelde vragen