Voorschotten aanpassen

Het voorschot is een vooruitbetaling op de werkelijke servicekosten. Het is geen vaste prijs en geen winstpost: aan het eind van het jaar wordt het verrekend met wat er daadwerkelijk is uitgegeven.

Waarom de hoogte ertoe doet

Een voorschot dat structureel te laag is levert elk jaar een nabetaling op. Dat is de belangrijkste aanleiding voor bezwaren, ook wanneer de afrekening inhoudelijk klopt. Een huurder die 40 euro per maand betaalt en 600 euro moet bijbetalen, ervaart dat als een onaangekondigde kostenpost.

Een voorschot dat structureel te hoog is levert het spiegelbeeld op: u int geld dat u moet terugbetalen, en u financiert daarmee feitelijk uw eigen liquiditeit met het geld van de huurder.

Streef naar een voorschot dat binnen ongeveer tien procent van de werkelijke kosten uitkomt.

De hoogte onderbouwen

Bepaal het voorschot per kostenpost, niet als één schatting voor het geheel:

• Neem de werkelijke kosten van het voorgaande jaar per post als basis.
• Corrigeer voor bekende contractwijzigingen: een nieuw schoonmaakcontract, een aangepast energietarief, een gewijzigde verzekeringspremie.
• Corrigeer voor bekende volumewijzigingen: een extra lift, een opgeheven dienst, een gewijzigd aantal eenheden.
• Tel er een marge bij voor prijsstijging, gebaseerd op de contracten die u heeft, niet op een algemeen inflatiecijfer.

Leg die berekening vast. Bij een verhoging is dat precies wat u nodig heeft om die te kunnen uitleggen.

Het voorschot wijzigen

Een wijziging van het voorschotbedrag vraagt om drie dingen:

• Tijdige aankondiging, ruim voor de ingangsdatum, schriftelijk.
• Onderbouwing per post, dus niet alleen het nieuwe totaalbedrag maar de opbouw ervan.
• Aansluiting op de laatste afrekening, zodat zichtbaar is dat de verhoging voortvloeit uit werkelijke kosten en niet uit een schatting.

Verhoogt u het voorschot direct na een afrekening met een forse nabetaling, benoem dan expliciet dat de verhoging bedoeld is om een volgende nabetaling te voorkomen. Dat verandert de verhoging van een tegenvaller in een oplossing.

Het juiste moment

Koppel de voorschotherziening aan de jaarafrekening. Op dat moment heeft u de werkelijke cijfers, ziet de huurder de aansluiting tussen afrekening en nieuw voorschot, en is er maar één bericht nodig in plaats van twee.

In de praktijk betekent dat: verstuur de afrekening over het voorgaande jaar vóór 1 juli, en laat het herziene voorschot ingaan per 1 augustus of 1 september.

Wat een voorschot niet is

Twee misverstanden komen vaak voor.

Een voorschot is geen vast bedrag. Wordt in de huurovereenkomst een vast bedrag afgesproken in plaats van een voorschot, dan vervalt de afrekenplicht niet volledig: de Hoge Raad heeft in 2020 bevestigd dat ook een vast bedrag in een redelijke verhouding moet staan tot de werkelijke kosten.

Een voorschot is ook geen onderdeel van de kale huur. Het staat er los van, wordt apart gespecificeerd en is afzonderlijk verrekenbaar.

Samengevat

• Bepaal het voorschot per kostenpost op basis van werkelijke cijfers van vorig jaar.
• Corrigeer alleen voor wijzigingen die u kunt aanwijzen.
• Herzie het voorschot gelijktijdig met de jaarafrekening.
• Onderbouw elke verhoging schriftelijk en per post.

Veelgestelde vragen